Fiche métier Secrétaire comptable
Au service des petites et des grandes entreprises, le secrétaire comptable est un touche-à-tout. Il fait preuve de polyvalence et agit en tant que véritable vitrine d’une société. Ce métier est destiné à certains profils bénéficiant d’une réelle souplesse, car il implique plusieurs tâches et soumet parfois à de la pression. Le professionnalisme avéré du secrétaire comptable est le résultat de nombreuses compétences, de qualités personnelles et d’un parcours scolaire bien choisi.Zoom sur le métier de secrétaire comptable
Le secrétaire comptable est également nommé facturier, ou encore secrétaire facturier. Il est chargé de réaliser des travaux de secrétariat ordinaires, mais en plus, il s’occupe de certaines tâches comptables et administratives. Attention, le métier est différent de celui d’aide ou d’assistant-comptable Les fonctions de ce dernier sont plus axées dans la manipulation, l’analyse et l’interprétation de chiffres.Où travaille un secrétaire comptable ?
De nombreuses entités peuvent embaucher un secrétaire comptable. Il a la possibilité de travailler au sein :• des très petites entreprises (TPE)
• des petites et moyennes entreprises (PME)
• des cabinets comptables
• des sociétés immobilières
• etc.
Cette diversité de profils employeurs est un des meilleurs atouts du métier. Les jeunes diplômés et les professionnels reconvertis trouvent facilement un emploi dans ce secteur.
Le secrétaire comptable est souvent rattaché à la branche administrative et financière, notamment dans les TPE et les PME.
Quelles sont les missions d’un secrétaire comptable ?
Les fonctions d’un secrétaire comptable varient généralement selon la taille de la structure dans laquelle il travaille. Plus l’entité est grande, plus ses tâches sont lourdes. D’habitude, ses responsabilités concernent quelques branches, à savoir : le secrétariat et l’administration, les relations humaines et la comptabilité.Ses missions de secrétariat courantes
Le quotidien d’un secrétaire comptable se ressemble rarement, tant ses tâches sont variées.Accueil
En tant que secrétaire, le facturier est souvent présenté comme étant le principal interlocuteur des collaborateurs et des clients. Les appels passent souvent en premier par lui. Il s’occupe également des prises de rendez-vous avec les collaborateurs. Le secrétaire comptable se charge de ce fait de les accueillir, que ce soit un accueil physique ou téléphonique. Dans ce cadre, son travail est généralement de les renseigner en fonction de leurs besoins. D’ailleurs, ce professionnel filtre parfois les demandes de correspondance avec son supérieur.Recherches
Le rôle du secrétaire comptable inclut aussi des recherches. En effet, certaines informations en rapport avec l’activité de l’entreprise s’avèrent parfois nécessaires. Il appartient au facturier d’effectuer des recherches documentaires correspondantes, puis de les transmettre.Classement de documents
Le classement de documents est une mission typique du secrétariat. Ce professionnel doit toujours s’assurer de la bonne organisation de ces éléments en les classant, par exemple, par ordre alphabétique ou chronologique, ou encore par catégorie. Au besoin, lui et son supérieur devraient accéder facilement à un document en particulier.Contacts
Le secrétaire comptable est parfois chargé de :• mener des recherches pour trouver du financement
• relancer des clients
• envoyer des demandes massives de financement
• etc.
C’est en partie de son travail que naissent les diverses collaborations de l’entreprise avec des organisations externes
Maintien du bon fonctionnement du bureau
Il appartient à ce professionnel de toujours tenir le bureau opérationnel. Il veille à ce que l’endroit soit bien équipé et ne manque jamais de matériels. Les achats de fournitures de bureau font donc partie de ses tâches et, en cas de panne d’appareil, il lui revient de contacter un technicien pour les réparations.Organisations de réunions et de déplacements
Le secrétaire comptable organise les réunions. Il prépare les supports nécessaires, tels que des comptes rendus ou d’autres éventuelles informations.Au cas où son supérieur effectue souvent des voyages professionnels, le secrétaire organise les déplacements. Il est chargé d’acheter les billets, de réserver un hôtel, etc.
Ses missions de comptabilité et d’administration
En fonction de la taille de l’entreprise, le secrétaire comptable se charge soit de la comptabilité de base, soit de comptabilité générale.• De manière basique, le facturier saisit les factures. Il doit être au courant de celles déjà payées et des autres impayées à l’aide d’un registre qu’il tient. Il relance ensuite les factures non payées.
• Il assure la gestion administrative de courrier et prend en charge le règlement des factures des fournisseurs.
• En tant que secrétaire comptable, ce professionnel est chargé d’effectuer les opérations de recouvrement de créances. Il établit également l’état de rapprochement bancaire.
• Il appartient au secrétaire d’effectuer les enregistrements comptables de la société. De ce fait, il doit réaliser un suivi des entrées et des sorties d’argent.
• Comme l’établissement d’un bilan de compte annuel est nécessaire pour les sociétés, le secrétaire comptable effectue les travaux préparatoires relatifs à cette opération.
• Le remplissage des déclarations fiscales fait également partie de ses tâches.
• Ce poste implique de nombreuses opérations de suivi de sa part, notamment les suivis de trésorerie, de stocks, des paiements et des activités.
Si l’entité dispose d’un comptable, ce dernier est souvent déchargé de ses travaux de comptabilité de base, car le secrétaire s’en charge.
Quelle formation suivre pour exercer l’emploi ?
Le métier de secrétaire comptable s’adresse aux titulaires d’un Bac Pro ou d’un Bac + 2. Il est également destiné aux candidats ayant suivi une formation qualifiante.Bac Pro
Un titulaire d’un Bac Pro accueil - relation client et usager, ou d’un Bac Pro Gestion Administration (GA) a la possibilité de devenir secrétaire comptable.Toutefois, le diplôme souvent demandé dans les offres d’emploi est le Bac pro GA. Préparé pendant trois ans, ce dernier forme les élèves à la gestion administrative, au secrétariat d’entreprises et à la comptabilité.
L’obtention du Bac Pro Gestion Administration est possible en alternance ou en formation continue. Pour cette deuxième option, un stage de 22 semaines en entreprise est nécessaire.
Bac + 2
Certaines sociétés sont plus exigeantes dans leurs critères de recrutement et font appel à des candidats de niveau Bac +2.Le BTS Gestion et Administration PME se prépare pendant deux ans et permet d’exercer l’emploi de secrétaire comptable. Au cours de sa formation, l’étudiant acquiert de nombreuses compétences relatives à la gestion de la relation client, à la gestion de risques, à la gestion du personnel, etc. Cette formation est également accessible en alternance.
Un titulaire d’un BTS en CGO ou Comptabilité et Gestion des Organisations a aussi la possibilité de travailler en tant que secrétaire comptable. Avec ce diplôme, il a plus de chances d’évoluer vers d’autres postes comptables. Il est même possible de poursuivre les études pour envisager des postes à responsabilités, comme contrôleur de gestion, chef comptable, etc.
Formation qualifiante
Une formation qualifiante dure quelques mois jusqu’à environ une année, en fonction de l’organisme formateur. Ce parcours est généralement choisi par les personnes en reconversion professionnelle, les salariés et les demandeurs d’emploi en formation continue. Les cours sont donnés en ligne ou en présentiel.Quel est le salaire d’un secrétaire comptable ?
Le secrétaire comptable perçoit un salaire moyen mensuel de 2 500 euros brut. Ces chiffres correspondent en principe aux gains des professionnels bénéficiant déjà de quelques années d’expérience. Les jeunes diplômés, quant à eux, touchent autour de 1 500 euros par mois.Comme dans le cas de toutes les activités professionnelles, le salaire est influencé par de nombreux facteurs. La région, la diversité des tâches, la taille de la structure, etc., sont les critères de rémunération les plus courants.
Quelles sont les perspectives d’évolution de carrière ?
Le secrétaire comptable est souvent promu au poste d’assistant financier ou d’assistant de Direction. Ces postes se concentrent beaucoup plus vers le secrétariat et l’administration d’entreprise.Il est également possible que le professionnel évolue vers la comptabilité. Dans ce cas, il devient assistant-comptable ou même comptable. Toutefois, ces postes requièrent des compétences plus approfondies en matière de comptabilité. Ainsi, le secrétaire se voit exercer l’un de ces métiers à condition d’avoir suivi les études correspondantes, en visant par exemple le BTS CGO (Comptabilité et Gestion des Organisations).
Dans certains cas, le facturier gagne assez d’expérience en comptabilité au fil de son activité au sein d’une entreprise. Il peut donc facilement accéder, en interne, à un poste de comptable ou d’aide-comptable sans forcément disposer du diplôme requis.
Quelles sont les compétences élémentaires d’un secrétaire comptable ?
Il est bon de noter que le secrétaire comptable est une personne très polyvalente. Son activité nécessite diverses compétences.• La maîtrise des outils informatiques est impérative. En effet, le secrétaire manipule presque quotidiennement des logiciels de traitement de texte, de comptabilité, de gestion, etc. Il doit particulièrement bien connaître les tableurs.
• Ses tâches impliquent naturellement des aptitudes en gestion administrative du personnel. Ces compétences permettent au secrétaire comptable d’assurer le respect de la législation, la gestion des contrats de travail, etc.
• Ce poste requiert également des connaissances en comptabilité publique et en comptabilité générale.
• Il doit aussi maîtriser les modalités d’accueil.
En ce qui concerne les qualités fondamentales, la profession fait appel à une très bonne aisance relationnelle. Le poste implique effectivement de nombreux contacts avec les clients, les fournisseurs, etc. Les sens de l’organisation et de l’autonomie font aussi partie de ses qualités majeures.