Comment gérer la comptabilité d’une boutique e-commerce ?

Comment gérer la comptabilité d’une boutique e-commerce ?

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Comment gérer la comptabilité d’une boutique e-commerce ?

Le propriétaire d’une boutique en ligne a le même statut qu’une entreprise commerciale classique. L’article L123-12 du Code de commerce est donc applicable, notamment les contraintes comptables. Il existe toutefois des spécificités auxquelles il faut être attentif. Elles concernent l’ouverture d’un compte bancaire et l’édition d’une facture lors de l’expédition de la marchandise. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité s’avère également nécessaire. Cet outil permet de synchroniser les flux financiers du site e-commerce avec les écritures comptables.

Les obligations basiques des e-commerçants

Les boutiques virtuelles se doivent de respecter toutes les obligations comptables légales.

L’ouverture d’un compte en banque

Les commerçants spécialisés dans la vente en ligne doivent avoir un compte bancaire rattaché à leur activité. Les entreprises individuelles et les auto-entrepreneurs peuvent opter pour une version classique. En revanche, le compte professionnel est obligatoire pour les sociétés à capital social.

Les moyens de paiement en ligne

Les boutiques e-commerce doivent intégrer un système de paiement en ligne sur leur site. Ce dernier rend plus faciles les transactions virtuelles. Il constitue d’ailleurs une alternative sécurisée au règlement par carte bancaire. Les e-commerçants ont le choix parmi plusieurs solutions fiables et efficaces.

L’émission systématique des factures

L’édition de facture constitue la base d’une comptabilité dans le cadre de l’e-commerce, conformément à l’article L.441-3 du Code de commerce. Cette législation stipule son émission systématique au moment de l’expédition du colis. Il est important d’y inclure toutes les mentions obligatoires.

Les e-commerçants ont le choix entre deux modes de génération de facture. Le client reçoit une version électronique par e-mail sous format PDF. Une copie est également disponible sur le compte client de l’internaute. Il est aussi possible d’inclure une version papier de la facture dans le colis. Dans ce cas, les deux quittances doivent être identiques. Cette solution permet d’éviter la perte du justificatif d’achat.

Selon les règles édictant la vente en ligne, le client dispose d’un délai de rétractation de 14 jours. L’e-commerçant doit alors prévoir une facture d’avoir pour annuler et rectifier le précédent récépissé. La loi française interdit effectivement la suppression d’une quittance, même en cas de non-paiement.

Les règles de la TVA

Une bonne connaissance du principe de la TVA et de son application est indispensable pour les gérants de boutiques en ligne. La franchise est valable pour les auto-entrepreneurs, les micro-entreprises (EI, EIRL) ainsi que les sociétés avec un chiffre d’affaires inférieur à 85 800 euros. La TVA ne doit donc pas être imputée aux clients.

Concernant les entreprises redevables à la TVA, elles peuvent faire face à différents cas de figure.

-Cas de la vente en France : le taux de la TVA est de 20 %, sauf sur certains types de produit. Les réductions vont ainsi jusqu’à 10 % pour les denrées alimentaires ou les médicaments. Il est possible de consulter la liste complète des différents taux de TVA. Elle est mise à jour annuellement.

-Cas de la vente dans l’Union Européenne : la simplification de la TVA intracommunautaire est en vigueur depuis le 1er juillet 2021. Pour une vente supérieure à 10 000 euros dans un pays de l’UE, le calcul du TVA se réfère aux réglementations de l'État destinataire.

-Cas de la vente en Grande-Bretagne : ce pays ne fait plus partie de l’Union Européenne le 1er janvier 2021. Toutes les transactions effectuées en ligne respectent les mêmes formalités d’une exportation de produits. En revanche, les e-commerçants doivent payer la TVA britannique pour les ventes inférieures à 125 Livres. Il est impératif de connaître le bon taux de TVA de chaque produit afin de paramétrer le logiciel de facturation.

Les contraintes de la comptabilité commerciale

Le tenue de comptabilité est obligatoire pour les e-commerçants, d’autant plus qu’ils doivent conserver leurs pièces justificatives pendant 10 ans.

Livre de recettes

Il permet d’enregistrer les entrées d’argent avec la date de réception des paiements. Le mode de règlement et les numéros de facture doivent également y figurer.

Déclaration fiscale

Les données du livre de recettes sont nécessaires pour déterminer le chiffre d’affaires annuel à déclarer à la fin de l’exercice comptable. Il permet également de calculer le montant des cotisations et des impôts.

Livre journal

Il détaille les entrées et sorties d’argent quotidiennes. Il donne des précisions sur le nom des clients, le type de marchandise ainsi que son coût. Il permet aussi de connaître la TVA si elle est applicable.

Grand livre

Ce document reprend toutes les données figurant dans le livre journal. Elles sont réorganisées différemment en vue de faciliter leur analyse, permettant ainsi de déterminer la situation financière de la boutique en ligne. Le grand livre met en avant les indicateurs de performances tels que les meilleures ventes. D’autres obligations comptables des commerçants sont à découvrir sur ComptaJob. Nous vous proposons aussi d’en savoir plus sur les métiers du chiffre et sur les offres d’emploi disponibles.

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