Logiciel de facturation : les fonctionnalités indispensables

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Logiciel de facturation : les fonctionnalités indispensables

Le logiciel de facturation est un outil utilisé quotidiennement en comptabilité. Il automatise les tâches chronophages et fastidieuses, notamment l’édition des devis et des factures. Son utilisation vous permet de vous concentrer sur vos autres missions et de booster les performances de votre entreprise. Les paramètres du programme informatique vous garantissent aussi le respect des dispositions légales en matière de facturation. Vous réduisez le risque de commettre des erreurs grâce à des règles de sécurité strictes. Vous avez le choix entre un logiciel gratuit ou payant par rapport aux fonctionnalités que vous recherchez. Les programmes informatiques proposent des options répondant à des besoins spécifiques, notamment l’exportation des données ou leur stockage dans le cloud.

Fonctionnalités basiques d’un logiciel de facturation

La maîtrise d’un programme informatique constitue un atout à mettre en valeur dans le CV d’un comptable débutant. En effet, il lui permet de réaliser son travail correctement. Il offre l’avantage d’avoir une prise en main facile grâce à une interface intuitive et interactive. Tous les logiciels gratuits proposent généralement les fonctionnalités de base. Ils conviennent aux auto-entrepreneurs, aux TPE et aux PME. Ils s’adressent aussi aux sociétés recourant aux services d’un comptable externe.

Édition des factures de vente et des devis

L’utilisation d’un logiciel rend plus simple l’établissement d’une facture ou d’un devis détaillé. Il vous permet de :

-calculer les montants HT et TTC

-déduire les remises commerciales

-numéroter des factures avec référence unique.

Vous devriez simplement modifier les configurations suivant les évolutions de vos offres et de vos services.

Gestion des clients

Les données sur vos clients revêtent une importance capitale dans l’édition d’une facture en bonne et due forme. Ces informations doivent être à jour, car elles apparaissent sur le document, notamment la raison sociale, les conditions tarifaires et les taux de TVA. Le logiciel de facturation simplifie aussi le suivi des paiements. Vous recevez une notification des impayés et l’envoi des relances par e-mail se fait automatiquement.

Rapprochement bancaire

Cette opération est indispensable pour contrôler les opérations effectuées sur vos comptes bancaires. Vous pouvez ainsi vérifier l’encaissement des factures en vue de relancer les clients en cas de retard de paiement. Si vous constatez des anomalies, vous pourriez prendre plus rapidement les dispositions nécessaires.

Fonctionnalités complémentaires d’un logiciel de facturation

Les logiciels de facturation payants sont plus performants en raison des fonctionnalités complémentaires qu’ils proposent. Ils favorisent leur synchronisation avec des programmes de comptabilité. Cette option simplifie et automatise les écritures comptables. Ce type de programme informatique s’adresse aux entreprises de grande envergure. Elles émettent de nombreuses factures ou gèrent plusieurs clients à la fois. Il est possible de tester gratuitement le logiciel payant, permettant d’avoir des éléments de comparaison avant de souscrire un abonnement.

CRM intégré

Cet élément rend possible l’exportation des données sous différents types de format. Il permet aussi d’envoyer automatiquement des factures aux clients. Quant au transfert des dossiers au service comptabilité, il s’effectue rapidement. Cette option simplifie ainsi la dématérialisation des factures tout en favorisant un classement plus facile des archives.

Analyse des données financières

Le logiciel de facturation offre une vision globale des opportunités d’affaires. Les rapports de comptabilité analytique sont interprétés par le Business Data Analyst. Le tableau de bord affiche effectivement plusieurs indicateurs de performance :

-recettes

-dépenses

-top 10 des ventes

-produits invendus.

Toutes ces données permettent de peaufiner les détails des stratégies marketing par rapport aux services et aux produits à mettre en avant. Elles vous sont également indispensables pour établir un prévisionnel du chiffre d’affaires et optimiser le suivi de trésorerie complet.

Fonction de recherche

Le moteur de recherche interne filtre les données disponibles par date, par mot-clé ou par client. Il vous est donc très facile de retrouver un document important en quelques clics.

Stockage des données dans le cloud

Cette fonctionnalité s’avère très pratique, car vous accédez à toutes vos données à tout moment. Vous pouvez émettre vos devis et vos factures depuis tout appareil multimédia doté d’une connexion internet. Vous bénéficiez du même avantage proposé par les logiciels ayant une application mobile.

Centralisation des données fournisseurs

L’édition des bons de commande est une fonctionnalité synchronisée avec la gestion de stock. Elle vous évite de vous retrouver à court de produits ou de matières premières. Vous pouvez aussi accéder instantanément des archives des factures et des coordonnées de chaque fournisseur. Vous limitez ainsi les retards de paiement et les relances.

Le logiciel de facturation vous permet aussi d’utiliser une signature électronique. Elle a une valeur juridique et légale, rendant plus faciles les processus de comptabilité. Elle offre aussi la possibilité d’opter pour le paiement en ligne.

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